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    办事指南

工作流程

具体操作步骤

政府采购项目立项


1、采购代理部收到《中山市政府采购申请表》传真件后,由副总经理对采购项目进行编号,并登记到《采购项目业务台帐》。



采购项目任务下达


2、副总经理以《采购项目安排表》形式进行采购项目任务下达,由总经理或副总经理进行任务下达至项目负责人。

3、项目负责人在接到《采购项目安排表》后负责与采购人沟通,确定采购人需求。



招标文件编写


4、项目负责人在接到《采购项目安排表》后,及时与采购人沟通了解采购需求,在3天内完成招标文件初稿。



招标文件审核、确认


5、招标文件编制完成后,填写《招标文件评审会签记录》,提交副总经理审核,总经理签署审批意见。

6、如采购人、采购办对招标文件无异议,项目负责人应与采购人以《招标文件终稿确认表》确定最终招标文件。


发布公告



7、业务主办在确定招标文件终稿后的4小时内填写《信息发布公告审批表》提交副总经理审核,总经理签署审批意见,凭盖章的信息公告在相关媒体网站上发布。

售卖招标文件


8、业务业办在确定招标文件终稿后的4小时内将招标文件打印、装订好,然后移交档案管理员售卖。

9、档案管理员在招标文件的售卖过程中,要求前来购买招标文件的单位填写《购买招标文件登记表》,并审查购买单位的资格。

10、档案管理员要做好售卖登记台帐,并在每天下班之前将售卖标书的金额上缴给财务。



专家库抽取专家


10、项目负责人于抽取专家时间的前一天,填写《评审专家抽取登记表》,注明抽取专家的时间、招标项目名称、抽取专家的专业要求及数量,提交副总经理批准。

11、副总经理根据《评审专家抽取登记表》的专家人数要求,登录《广东省政府采购网》的“专家管理系统”进行抽取专家。

12、副总经理于开标时间前的30分钟内对抽取的专家名单进行解密,并将抽取专家名单打印出来,必要时则致电专家。



开标


13、接标:规定的开标时间前的5分钟,所有开标工作人员、采购人代表、采购监督人入席就坐。投标人必须于开标时间前递交投标文件,并在《投标单位签到表》上签名。

14、唱标:开标主持人负责唱标的整个过程。



评标


15、评审专家在规定的时间内到达后,直接进入评标室就座,并在《评审专家签到表》上签到。

16、评标主持人主持评标会议,宣布评标纪律、评标程序及评标委员会的组成。

17、评标、定标:评标委员会根据规定的评审方法进行评标。



发布中标通知书

收取服务费


18、《中标通知书》或《成交通知书》结果公示期满后,如投标人等各方无异议,则由项目负责人将《中标通知书》或《成交通知书》按规定的格式打印出来、盖章,再转交财务部签发。

19、财务部出纳在签发《中标通知书》或《成交通知书》时,要求中标人必须缴纳中标服务费后方可领取。



签订合同


20、中标人须在《中标通知书》发出后30天内与采购人签订合同。(项目负责人负责跟踪、督促合同签订情况)

项目档案归档


21、项目负责人在开标完成后的3天内,将采购项目档案资料按照《政府采购项目档案归档目录》整理三份(正本三份),经副总经理审核无误后,交档案管理员核对、归档。

22、每季度第一个月的10号,由档案管理员将上一季度的项目档案(每个采购项目壹份)列好清单,及时报送中山市采购办签收。



跟踪回访


23、项目完成之后项目负责人须做好项目跟进工作,通过电话回访,并给采购人发《服务情况评价表》进行评价。





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